Organize a documentação dos seus colaboradores

PASTA DO COLABORADOR

Ao montar a pasta do colaborador, recomendamos que, além do livro ou ficha registro (documento exigido pelo art. 41 da CLT), onde constarão informações relativas ao contrato de trabalho, que a empresa crie um formulário com informações adicionais do colaborador, como telefone de contato de pessoas da família, condições de saúde que merecem atenção, endereços e outras informações relevantes.

Já os documentos abaixo relacionados não devem faltar na pasta do colaborador e devem estar sempre acessíveis e atualizados.

1. Cópia da CTPS – devem constar as cópias das páginas de identificação e qualificação do trabalhador, do contrato de trabalho, das anotações de férias, alterações de salário, das anotações relativas ao sindicato e, também, as páginas onde são feitas anotações adicionais, como do contrato de experiência.

art. 29 da CLT “O empregador terá o prazo de 05 (cinco dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia”.).

2. Cópia do CPF (Cadastro de Pessoas Físicas): documento físico ou o número constando de outro documento, como a CNH.

3. Cópia do RG: frente e verso. É importante observar que o documento é considerado desatualizado (vencido) quando a data de emissão for maior de 10 anos.

4. Cópia do Título de Eleitor: A falta dele poderá ser suprida mediante a apresentação de Certidão de quitação eleitoral.

5. Cópia do Cartão PIS ou Cartão do Cidadão: a apresentação correta do número do PIS já é suficiente.

6. Cópia da Certidão de Nascimento ou de casamento.

7. Cópia da Carteira de reservista (quando aplicável): É documento obrigatório para todos os homens até 45 anos de idade. Lei 4.375/1964, art. 74, “b”.

8. Uma foto 3X4 (atual).

9. Cópia de comprovante de endereço (para fins de vale-transporte): Caso o trabalhador não possua um comprovante de residência em seu nome, é possível comprovar a residência com declarações de outras pessoas relacionadas com as quais o trabalhador reside.

10. Exame médico admissional: documento emitido por médico do trabalho a cargo do empregador (art. 168 da CLT).

11. Exames médicos periódicos: a cargo do empregador, cuja frequência varia de acordo com a categoria e idade de cada trabalhador, estipulada pelo Ministério do Trabalho (art. 168 da CLT).

12. Exame médico demissional: quando houver desligamento do colaborador, nos termos do que determina o art. 168 da CLT.

13. Cópia da Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos.

14. Cópia da carteira de vacinação de filhos de até 05 (cinco) anos: frente e verso. Requisito para o pagamento do salário-família de que dispõe o art. 2º, Lei 4.266, de 03/10/1966.

15. Declaração de frequência escolar dos filhos maiores de 07 (sete) anos e menores de 14 (catorze) anos: este documento deve ser anualmente atualizado. Requisito para o pagamento do salário-família de que dispõe o art. 2º, Lei 4.266, de 03/10/1966).

16. Contrato de experiência, acordo de compensação de horas (se houver), opção de vale transporte, declaração de dependentes.

17. Comprovante de entrega de EPI – Equipamento de Proteção Individual (conforme NR n. 6).

18. Comprovante de fornecimento do uniforme (quando aplicável).

19. Cópia da Carteira de Habilitação (para aqueles que exercem a função de motorista).

20. Cópia do histórico escolar e/ou cursos de formação específica (comprovação de grau de instrução e formação).

21. Atestados médicos: apresentados pelo trabalhador para justificar a sua ausência no trabalho.

22. Avisos e recibos de pagamento Férias.

23. Demonstrativos de pagamento de salários: devem ser assinados pelo colaborador.

24. Termos de rescisão contratual e seus respectivos complementos (quando do desligamento).

25. Termos de aplicação de medidas disciplinares: Advertências e suspensões.

26. Comprovantes de controle de jornada (cartões-ponto, fichas ou livros-ponto): Seja qual for o método de controle de jornada adotado, o empregador deve adotar métodos seguros de registro da jornada. Caso o controle seja digital, recomenda-se a impressão mensal dos registros e a assinatura do colaborador, quando esta não acontece pelo sistema da biometria.

- Lembramos que de acordo com o art. 41 da CLT, “Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho."

- É importante lembrar que todos esses documentos devem estar facilmente acessíveis para rápida verificação em caso de fiscalização dos órgãos do Ministério do Trabalho.

- A guarda e o armazenamento desses documentos pode ocorrer física ou digitalmente, desde que sua integridade seja garantida.

- Não devemos deixar de lembrar que a pasta de cada colaborador deve ser constantemente verificada, uma vez que muitos documentos precisam ser atualizados com frequência, tais como exames médicos periódicos, declarações de frequência escolar dos filhos menores.

- É recomendável também que fiquem registradas na pasta do colaborador as comunicações que resultaram em algum ajustamento de conduta. Ou seja, qualquer comunicação entre a empresa e o colaborador que tenha resultado em uma advertência, seja ela oral ou escrita, ou até mesmo uma suspensão.